Buat kamu yang punya usaha kecil atau tim dengan yang jumlahnya kecil sekitar 10 atau 20 orang, mungkin penggunaan cloud collaboration seperti Office 365 atau Google Work dengan model pay per user cocok untuk usahamu. Penggunaan pay per usage ini menurut saya cocok untuk usaha skala kecil dan menengah, ya walaupun perusahaan-perusahaan besar banyak juga yang sudah beralih ke cloud based ini.
Sebelum lebih jauh saya akan bahas sedikit tentang collaboration tools yang saya maksud. Collaboration tools di sini adalah next level dari email, chat dan video call. Tools komunikasi tersebut diintegrasikan menjadi satu sehingga selain kita bisa berkomunikasi melalui audio visual kita juga bisa sharing file dan mengeditnya secara bersamaan. Teknologi ini diadopsi sangat massive semenjak pandemi.
Salah keuntungan menggunakan cloud adalah adanya sharing ekonomi dan perubahan dari capex (biaya modal) ke opex (biaya operasional). Bisa dibayangkan kalau teknologi ini belum ada saat pandemi, betapa reportnya pekerjaan kita saat Work From Home. Perusahaan besar pun harus beli hardware, nambah bandwith network, bikin aplikasinya belum lagi mikirin sekuritinya. Udah kebayang ribet duluan.
Dengan adanya cloud maka pemain besar seperti microsoft dan google yang akan berinvestasi di situ. Mereka akan bangun data center skala besar, membuat aplikasinya, security, sizing, dll. Lalu mereka jual ke customer dengan pay per user per month sebagai services. Kita sebagai pengguna nggak pusing mikirin semua itu, tinggal pakai aja.
Baik perusahaan besar dan kecil sama-sama bisa pakai teknologi ini. Tidak perlu beli server, sewa data center, dsb. Tidak keluar modal di awal yang artinya nggak perlu pusing ngitung returnnya, cukup hitung biaya yang dikeluarkan sama seperti bayar listrik.
Back to topik, seperti yang kita tahu bahwa 2 pemain besar di sektor ini adalah microsoft dengan produk office 365 dan Google dengan product Google Workspace. Reputasi keduanya tidak diragukan lagi, siapa yang tidak kenal microsoft. Sebagian besar dari kita belajar pakai komputer pakai OS Windows bikinan microsoft. Lalu untuk mencari data sudah pasti ke google.
Office 365
Office 365 adalah product dari microsoft yang memiliki banyak fitur lain selain collaboration toolsnya. Khusus untuk collaboration tools microsoft menawarkan aplikasi outlook untuk email, teams untuk audio video, one drive untuk penyimpanan file dan juga aplikasi microsoft officenya. Microsoft membawa aplikasi teams terintegrasi dengan onedrive dan aplikasi office lainnya sehingga kita bisa buka file, kirim file, dll hanya dengan aplikasi teams ini.
Secara services microsoft membagi menjadi beberapa paket yaitu business dan enterprise. Paket business ditujukan untuk perusahaan kecil menengah sementara yang enterprise ditujukan ke perusahaan kelas enterprise. Antara paket business dan enterprise masing-masing memiliki pilihan paket lagi.
Saya akan mengambil secara garis besar bahwa microsoft menawarkan aplikasi collaboration toolsnya bundling dengan microsoft office desktop maupaun non bundling. Jika kita ambil paket yang bundling dengan aplikasi office maka kita akan mendapatkan aplikasi word, excel, power point secara langsung tanpa harus beli terpisah. Kamu juga bisa membeli hanya collaboration toolsnya saja tanpa apliksi desktopnya. Nantinya kamu tetap bisa membuka file microsoft office menggunakan browser alias menggunakan aplikasi word, excel, powerpoint secara web based. Tentunya web based version ini fiturnya tidak selengkap aplikasi desktopnya dan hanya bisa dipakai dengan koneksi internet.
Google Workspace
Google workspace merupakan produk dari google untuk collaboration tools. Terdiri dari gmail, google drive, hangout, dan aplikasi google lainnya. Sama seperti microsoft google juga membagi produknya untuk business dan enterprisenya. Perbedaan paket tersebut adalah dari bundling aplikasi yang ditawarkan dan kapasitasnya, untuk enterprisenya kapasitas yang diberikan lebih besar tentunya.
Aplikasi Google Workspace berbasis web jika diakses dengan PC desktop. Sementara untuk android dan ios sudah ada native appsnya tentunya. Penggunaan google workspace lebih banyak dilakukan di browser sehingga hampir bisa dijalankan di semua devices. Namun akan sangat bergantung pada koneksi internet
Mana yang tepat
Bicara pilihan tentunya disesuaikan dengan kebutuhan dan budget. Kalau bicara budget keduanya tidak berbeda jauh harga per user per bulannya jadi faktor harga tidak bisa jadi penentu satu-satunya. Kita perlu melihat ekosistem usaha dan tim kita yang nantinya akan menggunakan produknya. Jika usaha kamu saat ini usernya sangat bergantung dengan aplikasi microsoft office dan sudah terbiasa dengan ini maka menggunakan Office 365 bisa menjadi pilihan tepat.
Office 365 yang menawarkan license aplikasi desktop cocok buat kamu, selain itu kamu juga bisa memisahkan licensenya, untuk aplikasi office desktopnya kamu bisa beli putus seperti membeli office 2020 misalnya. Jadi biaya per bulan hanya untuk servicesnya. Tentunya bisa lebih berhemat di sini. Namun kalau kondisinya kita tidak punya aset komputer atau laptop alias karyawan atau tim kerja pakai laptopnya sendiri akan lebih cocok dengan model bundling license. Nantinya akan lebih flexible jika karyawan resign.
Beda cerita kalau tim kamu generasi baru yang penggunaan aplikasi officenya tidak advance dan tidak bergantung pada aplikasi tersebut. Pilihan menggunakan google workspace mungkin akan lebih cocok. User kamu juga pastinya sudah terbiasanya menggunakan gmail, hangout, google doc, google sheet, dll yang mana aplikasi tersebut juga dipakai untuk personal mereka. Ekosistem yang seperti ini lebih tepat menggunakan Google Workspace karena lebih flexible dan familiar.
Baru-baru ini pemerintah juga mendorong penggunaan chrome book untuk sekolah. Adopsi ini sama seperti sekolah-sekolah di luar negri. Bisa dibayangkan generasi penerus kita akan lebih terbiasa mengerjakan dokumen dengan google doc dibandingkan microsoft word. Ini nantinya juga akan berpengaruh ke dunia usaha terutama start-up baru yang akan lebih menggunakan Google Workspace dibandingkan Office 365.
So silahkan pelajari ekosistem usaha kamu dan sesuaikan dengan karakter kedua produk ini.